En la gestió de les despeses de personal, hi ha diversos fets que fan que haguem de precisar l'import de les despeses de personal registrat als projectes.

1º Baixes Laborals. Durant aquests períodes de baixa, les entitats finançadores/auditors no accepten la imputació de la despesa al projecte, atès que no hi ha hores efectives de dedicació. Per tant, no són justificables les despeses generades en aquest període (aquest fet és fàcilment comprovable al document RLC).
 
El Servei de Personal segueix carregant aquestes nòmines al projecte, i en principi sembla que, amb l'alta de conceptes de nòmina com “Complement IT”, s'hauria de compensar en les nòmines posteriors a la baixa. Tot i això, la Seguretat Social no cobreix el 100% dels costos del treballador durant el període de baixa, per la qual cosa el diferencial de cost entre les nòmines del període de baixa i el complement IT rebut de la Seguretat Social, serà un cost a assumir amb fons de lliure disposició (d'acord amb la política actual de la UPC). Si això es detecta al final de la execució del projecte, suposarà que part del pressupost no es podrà justificar.

Actualment estem revisant quines opcions tenim per tractar aquests casos de la manera més eficient, us informarem quan tinguem una solució.

2º Indemnització fi contracte. Tot i que algunes convocatòries permeten la justificació de les indemnitzacions fi contracte, en la mesura que afecten el període d'execució del projecte, la UPC ha decidit assumir aquests imports des del fons de contingència. Abans de la reforma laboral, en fer-se principalment contractes per obra vinculats a un projecte, es podia fer una liquidació d'acord amb la finalització de la vinculació amb el projecte, i justificar aquest cost. Com que ara el que tenim són contractes indefinits, amb addendes d'assignació temporal a projectes, no és tan evident calcular l'import d'indemnització si finalment es produeix aquesta finalització de contracte.

El procediment definit pel Servei de Personal és inicialment carregar als projectes l'import d'aquestes indemnitzacions, i posteriorment fer un traspàs del fons de contingència per cobrir aquest cost.
En el procés d’execució del projecte suposa:
a) Que s'hagi de reposar aquest disponible corresponent a aquesta indemnització, o no es podran executar totes les despeses justificables.
b) Fer seguiment per verificar que aquesta reposició de fons es produeix efectivament per part del Servei de Personal.

Si s'aconsegueix aquesta reposició de fons abans del procés de justificació, no hi tindrà incidència. Aquests imports d'indemnització, si n'hi ha, es trauran sistemàticament de l'import a justificar de cada contracte.
Si no s'aconsegueix aquesta reposició abans del procés de justificació, caldrà veure com augmentar el disponible del projecte per poder executar tota la despesa.

3r Pagues extra. Les pagues extra es registren en els projectes al mes en què es paguen efectivament. Els auditors només accepten el cost de la paga extra corresponent al període d’execució del projecte. P. ex. si un projecte comença al març, l'auditor no acceptarà la paga de juny sencera, perquè entendrà que no s'ha generat tota en el període d'execució del projecte. En haver-hi contractes indefinits, ara no es fa liquidació de pagues en finalitzar la vinculació a un projecte. Aquesta disfunció del repartiment del cost de la paga extra es produeix si durant el període de generació de la paga extra es produeix un canvi de vinculació del projecte de la persona contractada.
A la UPC les pagues extra es generen de desembre a maig (paga extra de juny) i de juny a novembre (paga extra de desembre).

El Servei de Personal va comunicar al seu dia que no prorratejarien aquests imports i que farien el càrrec en el projecte al qual estigués vinculada la persona en el moment del pagament. Això fa que difereixi l'import que es pot justificar al projecte (verificat i acceptat pels auditors) del que hi ha efectivament carregat a SAP, per la qual cosa haurem de corregir aquests imports a través de TR+TC entre projectes.

Si el canvi de vinculació és d'un projecte internacional a un projecte nacional o viceversa, el registre del TR+TC corresponent el registrarà el Servei de Personal.

Si el canvi de vinculació és d’un projecte nacional a la resta de casos o viceversa, el registre del TR+TC corresponent el registrarà la USR.

Per tot això, el Servei de Personal generarà un Excel amb l'import de les pagues que hagin tingut un canvi de vinculació i el remetrà a SGERI:
Al juliol, el fitxer corresponent a l'anàlisi de la paga de juny
Al gener, el fitxer corresponent a l'anàlisi de la paga de desembre

Des del Back de justificacions del SGERI, es verificaran els imports proposats d'ajust i:

A) Confirmarà els imports a registrar pel Servei de Personal corresponents a ajustaments de paga extra motivats per canvis de vinculació de projecte nacional a projecte internacional o viceversa

B) Confirmarà els imports a registrar per les USR i comunicarà a estes els ajustaments de paga extra motivats per canvis de vinculació de projecte nacional a la resta de casos i viceversa.

C) Es procedirà a justificar els imports ajustats de les pagues extra.